Всемирное тестирование на «безконфликтную» работу полной линейки цифровой фотографии станет одним из основных результатов конкурса Hewlett-Packard среди студентов высших учебных заведений множества стран. Претенденту и представляющему его ВУЗу предоставляется полное решение для обработки цифровой фотографии, созданное компанией HP, в состав которого входят: ПК, сканер, принтер, устройство записи на CD и цифровая фотокамера. В течение трех месяцев участникам конкурса предстоит подготовить четыре цифровых изображения в каждой из трех категорий: «Мой город», «Вдохновение» и «Купи меня». Таким образом, конкурс выявит новые, недоступные ранее в творческом процессе создания художественных фотографий возможности электронных технологий обработки изображений в широком спектре жанров и авторских приемов.
Какие же технические возможности способна предоставить компания HP для этого и других конкурсов, которые планируется проводить ежегодно? Прежде всего, это цифровая камера HP Photosmart 912, характеризующаяся полным разрешением 1600 х 1280 пикселов, глубиной цвета 36 бит (по 12 бит на каждый из трех цветов), 8-элементными линзами Pentax с асферическим элементом (f/2,5-f/3,9), Зx оптическим и 2x цифровым zoom, картой памяти 16 Мбайт (см. рисунок), возможностью записи и воспроизведения звука (45 с) к фрагментам изображения, возможностью уменьшения разрешения до 800 х 640 пикселов (при этом сжатие JPEG обеспечивает 159 снимков удовлетворительного качества; снимки же наилучшего качества в JPEG при разрешении 1600 х 1280 получаются в количестве 14шт., а в TIFF — 2 шт.). Другие характеристики: апертура wide - f/2,5-f/11, tele - f/3,9-f/17,3; срабатывание затвора — от 1/1000 до 4 с; задержка затвора — 0,35 с; чувствительность — автоматическая и фиксированная (эквивалент TSO 25, 50, 100, 200 и 400); баланс белого — автоматика, дневной свет вольфрамовая нить, флуоресцент с 5500 К; интерфейсы - USB к PC и Mac, Fast IrDa, NTSC/PAL, ТВ-подсоединение. Вес камеры без батарей и флеш-карты — 540 г.
Что касается вышеупомянутой «бесконфликтности» в работе линейки цифровой фотографии, то в значительной степени она достигается благодаря современным методам взаимных подсоединений: так, цифровая фотокамера может передавать поток данных на принтер или ноутбук или другие мобильные устройства по беспроводному инфракрасному каналу (помимо других способов). А. Барсуков, журнал "ТКТ", № 4, 2001 г. (через эту ссылку можно бесплатно скачать справочник, авторские материалы которого разрешено использовать для написания таких работ, как эссе, сочинение, доклад, реферат, курсовая работа, дипломная работа, бакалаврская / магистерская работа, диссертация

2 декабря 2008 г. — Корпорация IBM анонсировала новое программное обеспечение, предназначенное для помощи компаниям в автоматизации их бизнес-процессов при одновременном снижении операционных расходов и сокращении потребления бумаги.
Несмотря на прогнозы о том, что распространение информационных технологий позволит сократить потребление бумаги, 90-95% деловой информации до сих пор хранится в бумажном виде. Сегодня люди в большей степени доверяют бумаге при выполнении своих повседневных дел и служебных обязанностей, несмотря на потенциальные дополнительные расходы из-за потери бумажных документов, риск устаревания документов и неэффективность трудовых затрат.
Так, например, среднестатистический американский офисный служащий использует от 100 до 200 фунтов (приблизительно от 45,4 до 90,7 кг) бумаги ежегодно. Работа типичного ИТ-отдела, занимающегося поставкой программного обеспечения, также в значительной степени включает бумажные операции, такие как обработка текстов, распечатка документов на принтере, наброска на бумаге схем, эскизов и графиков.
В современную эпоху глобализации компании ищут пути преобразования бизнес-процессов, стремятся сделать процесс поставки программного обеспечения более автоматизированным, оперативным и коллективным. Новое и расширенное программное обеспечение IBM призвано помочь организациям достичь максимального уровня производительности труда и ускорить вывод на рынок своей продукции и услуг посредством автоматизации и совершенствования неэффективных рабочих процессов, использующих бумагу.
Известно, что процесс глобальной поставки программного обеспечения, как правило, включает подготовку документации – программные приложения средней величины могут сопровождаться сотнями страниц бумажных руководств и инструкций. К тому же, ИТ-специалисты привыкли к бумажным блок-схемам, графикам, эскизам и просто пометкам или запискам. При традиционном подходе к подготовке технических требований, проектных заданий и к управлению проектами также интенсивно используется бумага – сотрудники центральных офисов и территориально распределенных отделений компаний активно распечатывают на принтерах тысячи документов и таблиц.
Новый программный продукт IBM Rational Requirements Composer, построенный на платформе Jazz, делает документацию более «визуально воспринимаемой» или читабельной, преобразуя строки текста в подобие структурированной диаграммы. Кроме того, IBM Rational Requirements Composer превращает, например, бумажный лист перечня технических требований в серию цифровых «снимков» отдельных пунктов списка – подобно раскадровке в кинематографе (представлению последовательного ряда эскизов для визуального планирования сцен перед съемкой). Эти цифровые раскадровки бумажных документов могут затем совместно использоваться распределенными командами в процессе коллективной работы над проектами через Интернет, что, в целом, способствует сокращению потребления бумаги в организации.
Более того, IBM Rational Requirements Composer позволяет гарантировать, что разрабатываемый проект согласуется с целями бизнеса, уменьшая число неудачных проектов, которые ежегодно обходятся организациям в 300 млрд. долларов [1]. В настоящее время порядка 30% проектов разработки программного обеспечения губит плохо подготовленные технические требования и неэффективное управление, а переработка проектного задания может стоить в среднем 7600 долларов [2]. Интегрированные функции коллективной работы IBM Rational Requirements Composer могут помочь снизить эти риски благодаря применению усовершенствованных, основанных на технологиях Web 2.0 инструментов связывания (linking) и тегирования (tagging – сопровождения данных тегами), а также проведения онлайновых рабочих конференций. Этот передовой программный инструментарий способствует согласованной работе сотрудников ИТ-отделов и бизнес-подразделений на всех уровнях участия в проекте. Используя платформу IBM Jazz, программное обеспечение IBM Rational Requirements Composer улучшает удаленный доступ к требованиям, заданиям и другой проектной документации всех авторизованных участников проекта независимо от их местонахождения.
«Объем бумажной работы слишком велик, чтобы его могли одолеть все вовлеченные в проект заинтересованные стороны, — считает Эммет Б. Кифф (Emmet B. Keeffe III), главный исполнительный директор и соучредитель фирмы iRise. — Приняв участие в работе тысяч ИТ-проектов компаний из рейтингового списка Fortune 1000, помогая этим компаниям «визуализировать» приложения еще до их создания, мы знаем по личному опыту, что ПО IBM Rational Requirements Composer способно сделать сложный процесс определения и утверждения проектных требований более наглядным и понятным для восприятия, способствуя уменьшению использования бумаги нашими клиентами».
IBM и ее партнеры поставляют новые программные решения, основанные на технологической платформе IBM Jazz, помогая компаниям автоматизировать операции и организовывать результативную коллективную работу для достижения стратегических целей по преобразованию бизнес-процессов. Функции Web 2.0 платформы IBM Jazz способствуют разрушению преград, которые препятствуют предприятиям реально и продуктивно сотрудничать со своими партнерами, поставщиками и клиентами.
Так, компания iRise интегрирует с IBM Rational Requirements Composer свою систему для визуализации приложений, а компания Ravenflow – свой программный продукт для визуальной проверки и утверждения проектных требований. Оба эти решения направлены на содействие организациям в сокращении использования бумажных документов. Кроме того, новое программное обеспечение IBM Rational Quality Manager дает организациям возможность совместно работать над стандартами гарантии качества своих продуктов до их вывода на рынок, не затрачивая при этом огромного количества бумаги. Еще одно новое предложение IBM, ПО Rational Team Concert, помогает глобально распределенным командам разработчиков согласованно и эффективно работать над проектами на коллективной основе с использованием службы мгновенного обмена сообщениями, wiki-ресурсов, блогов и других инновационных Web-технологий.
Автоматизация «бумагоемких» аспектов процесса разработки программного обеспечения является ключевым направлением стратегии сокращения потребления бумаги ИТ-отделами. Предлагая свою интегрированную платформу поставки программного обеспечения, IBM помогает организациям поддерживать рабочее взаимодействие своих команд разработчиков в реальном времени без использования бумажных документов в процессе текущей работы над проектами. Устранив «бумажный» обмен информацией в рамках бизнес-процесса поставки ПО, можно достичь более высокого уровня автоматизации и добиться больших успехов на пути преобразований.
[1] Отчет CHAOS Chronicles v12.3.9 "Comparative Economic Normalization Technology Study" («Сравнительное исследование технологий нормализации экономики»), компания Standish Group, 30 июня 2008 года
[2] По результатам внутреннего исследования IBM

26.08.2010. Информация для прессы
О свободе информации
■ Введение
Британское общество все чаще подозревает свое правительство в постоянной и повсеместной слежке за гражданами. В стране сложилось мнение, что Англия становится надзорным, полицейским государством. В результате у британцев возникает вопрос, а кто же следит за самим надзирателем?"
Нам интересно знать о том, какая информация о нас имеетcя в правительственных структурах, будь то информация, которой мы делимся с удовольствием или которую мы бы хотели скрыть. На фоне недавнего скандала с нецелевыми расходами членов парламента, вполне понятно, что мы хотим знать, что происходит за кулисами. Принятие и само существование подобной секретности приводит к тому, что народ стал меньше верить своему правительству.
Свободу информации не следует воспринимать как инструмент удовлетворения праздного любопытства. Она представляет принципиальную потребность для простого люда – быть уверенным в своем правительстве и иметь полное представление о том, каким именно образом люди, которых мы избирали, управляют своим народом, своей страной.
■ Спасительный закон: "О свободе информации" 2000 г.
Закон о свободе информации имеет долгую историю. Он вступил в силу лишь 1 января 2005 года и реализует право любого члена общества на доступ к любой информации, находящейся в распоряжении государственных органов, на общегосударственном уровне. Цель этого закона заключается в обеспечении более открытого и прозрачного взаимодействия с правительством за счет предоставления общего права на доступ к официальным документам и информации.
По закону органы государственной власти обязаны сообщить заявителю о наличии у них запрашиваемой информации и, обычно в течении 20 рабочих дней, предоставить эту информацию в запрашиваемом виде. Однако, органы государственной власти не обязаны подтверждать или опровергать сам факт существования информации. Кроме того, власть не обязана предоставлять информацию, не подлежащую распространению, равно как и информацию в случае, если запрос направлен с сутяжническими намерениями, если уже существует серия одинаковых запросов, или если стоимость выполнения запросов превышает соответствующие лимиты. В том случае, если к запрашиваемой информации применимо положение о нераспространении, органы государственной власти должны, действуя в государственных интересах, определить, что будет предпочтительнее: предоставить эту информацию, или наоборот, закрыть к ней доступ. Закон имеет полную обратную силу и применим ко всей информации, а не только к информации, поступившей в органы государственной власти после вступления закона в силу.
■ Итоги принятия закона
Как было сказано выше, существует принципиальная потребность обеспечить прозрачность деятельности органов государственной власти, и принятый закон в какой-то мере способствовал обеспечению этой прозрачности. Благодаря ему граждане Великобритании теперь имеют доступ к самой разнородной информации: как к той, которую им действительно необходимо знать, так и к просто смешным данным. Некоторые считают, что новый закон по сути открыл ящик Пандоры, ведь теперь граждане имеют полное представление о деятельности избранных нами правителей, что зачастую приводит к негативным последствиям. Например, именно благодаря этом закону разгорелся скандал о расходах парламентариев за 2005 год.
Публикация информации о расходах парламентариев вызвала широкий общественный резонанс, граждане были крайне недовольны. В результате многие члены парламента подали в отставку или были уволены со своих постов, а некоторым даже пришлось вернуть растраченные средства в казну. Благодаря закону также стало известно, что иностранные дипломаты, имеющие дипломатический иммунитет, во время своей работы в Великобритании обвинялись в изнасилованиях, сексуальных домогательствах, жестоком обращении с детьми и в убийствах.
Принято считать, что историю пишут победители, и это действительно так, во всяком случае в какой-то мере. Всем известно о злодеяниях нацистов во время Второй мировой войны. Однако, благодаря принятию Закона о свободе информации стало известно о том, что в послевоенной Германии существовала секретная Британская программа пыток, напоминающая концлагеря.
В то же время благодаря Закону стали известны любопытные подробности о том, в какие истории было замешано Британское правительство. В частности, правительство Маргарет Тэтчер подготовило план по поиску Лохнесского чудовища при помощи дельфинов.
■ Проблема: доступ к информации и ее доставка
Как мы уже знаем, по закону любой гражданин вправе получить любую и полную информацию о нем, которая имеется в органах государственной власти. По данным государственного портала Civil Service, в Великобритании (кроме Шотландии и Ирландской республики) существует около 1800 органов государственной власти. Представьте себе, сколько информации о гражданине имеется в каждом из этих органов. Теперь представьте, с каким количеством граждан имеет дело каждый из этих органов. Речь идет об экспоненциальном росте данных, к которым, возможно, потребуется обеспечить доступ. Еще больше усугубляет ситуацию тот факт, что вся эта информация хранится в органах государственной власти главным образом в бумажном виде, в результате чего в госорганах накапливаются огромные объемы бумажных документов.
По закону государственные власти обязаны в течение 20 дней предоставить запрашиваемую гражданами информацию, а в случае неисполнения этого требования им грозит предписание от Комиссара по информации. Госорганов уже работают на пределе. Каким образом они смогут найти необходимую информацию, обеспечить к ней доступ и доставить ее в течение 20 дней? Самый простой ответ? Они не смогут. Существуют данные о том, что государственные органы не справляются с потоком запросов и не успевают выдавать информацию в сроки, установленные законом. В частности, по иронии судьбы, полиция Уэльса не успела вовремя ответить на запрос о том, на какое количество запросов она не смогла ответить вовремя. За период с января 2008 по март 2009 года полицией было получено 787 запросов, из которых вовремя было отвечено на 516 запросов. При этом полиция не смогла ответить вовремя в 35% случаев.
■ Решение: оцифровка информации
Самым простым решением проблемы доступа к информации и ее распространения является оцифровка этой информации. Помимо долговременных преимуществ с точки зрения экологии (речь идет об экономии бумаги и предотвращении вырубки леса), оцифровка информации значительно увеличивает эффективность работы и позволит госорганам отвечать на запросы граждан и предоставлять им информацию в наиболее доступном виде, удобном для дальнейшей передачи.
Наиболее важное преимущество оцифровки для органов власти заключается в том, что исчезает необходимость многократного доступа к оригиналу. Очевидно, что госорганам приходится хранить оригиналы для собственных нужд, в целях безопасности или по требованию законодательства. Предоставление цифровой копии по сути дает гражданину оригинал, представленный в цифровом виде. Кроме того, преимущества оцифровки очевидны и в тех случаях, когда один и тот же документ необходимо предоставить различным лицам – оцифрованные данные легко копируются.
Информация, предоставленная в цифровом виде, легко поддается анализу. Кроме того, оцифрованные документы легко обновляются, редактируются или исправляются в случае обнаружения несоответствий.
■ Сканеры PFU: инструменты для решения задачи
При поиске подходящего сканера вы встретите множество моделей с самыми различными функциями. Хотя наличие тех или иных опций обычно зависит от программного обеспечения, существуют огромные различия в сферах применения и поддерживаемых функциях. Компания PFU предлагает широкий ассортимент сканеров, начиная с высокопроизводительных моделей, таких как fi-6800, скоростных сканеров (fi-6140), и сетевых сканеров (fi-6010N), и заканчивая компактными настольными сканерами линейки ScanSnap.
При выборе сканера следует исходить из того, какие задачи он будет выполнять, и из наличия свободного пространства для его установки. Кроме того, необходимо заранее изучить свои потребности и определиться с техническими спецификациями устройства: скоростью сканирования, общей производительностью, надежностью и характером использования.
Требуемая скорость сканирования как правило определяется по предполагаемому объему сканирования за день. Обычно за день в среднем офисе сканируется от 1000 до 4000 документов. Здесь необходимо учитывать потребность сканирования в различном разрешении (dpi) и с различной цветностью. Обычно скорость работы головки сканера указывается для страницы формата DIN-A4 в вертикальной ориентации с разрешением 200dpi при цветном сканировании. Более высокое разрешение позволяет повысить качество сканирования, однако приводит к увеличению размеров файла. Промышленные сканеры PFU, такие как fi-6800, сканируют документы со средней скоростью 130 листов в минуту (PPM, papers per minute).
Важно, чтобы устройство позволяло надежно сканировать разнородные документы (mixed batch), на бумаге различной толщины и с различной текстурой. Ультразвуковые сенсоры позволяют распознавать случаи попадания в устройство сразу нескольких документов и приостанавливают процесс подачи, чтобы пользователь мог скорректировать процедуру сканирования. Подобная функциональность исключает вероятность ситуации, когда сканер пропускает информацию, расположенную на внутренних сторонах слипшихся листов. Такие случаи характерны при сканировании скрепленных степплером документов, стикеров или фотографий, лежащих поверх бумаги. Модель PFU fi-6240 стала первым сканером с функцией Intelligent MultiFeed Function (iMFF) и с поддержкой технологии защиты бумаги Paper Protection.
От типа сканируемых документов зависит и тип сканера – будет ли это планшетный сканер, или документ-сканер. В случае, если предстоит оцифровывать книги, переплетеные документы или хрупкие материалы, потребуется планшетное устройство. Некоторые документ-сканеры позволяют сканировать документы формата DIN-A3 (газетные вырезки, фотографии или журналы) с помощью фолдера, но подобное решение подходит лишь для единичных случаев и не предназначено для повседневного использования. Цветной дуплексный документ-сканер PFU fi-6770 оснащен механизмом автоматической подачи документов и поддерживает работу в режиме планшетного сканера.
■ PFU и программное обеспечение
Помимо классического использования документ-сканеров для архивирования или в системах управления документооборотом, сканеры все чаще используются для обеспечения рабочих процессов и совместной работы. Поскольку запрашиваемая информация может быть представлена в различном виде, организациям приходится подбирать наиболее подходящее программное обеспечение. Так, организациям, которым приходится регулярно сканировать визитные карточки и заносить их в электронные базы данных, следует обратить внимание на приложения для сканирования визитных карточек, например, на программу CardMinder, которая может поставляться в комплекте со сканером. Организации, регулярно сканирующие конфиденциальные документы с последующей отправкой защищенных файлов третьим лицам, должны убедиться в том, что сканер позволяет автоматически создавать защищенные паролем PDF файлы.
Зачастую одним из ключевых аспектов при сканировании и записи информации является обеспечение простого и удобного доступа к информации и удобство обращения с этой информацией в дальнейшем. В этом случае чрезвычайно полезными могут оказаться специальные программы для работы с PDF, оснащенные встроенными инструментами поиска. Чтобы упростить работу с персональными файлами, некоторые производители предлагают специальное программное обеспечение для управления контентом, например, новейшие модели сканеров ScanSnap поставляются с программой Rack2Filer. Эта программа обладает встроенными функциями для управления оцифрованными документами. Пользователи могут переносить файлы непосредственно в Rack2-Filer и размещать их в тематические подборки в виртуальных папках и на виртуальных книжных полках, как если бы это были бумажные документы. Широкие возможности для редактирования, а также функция "пролистывания" ("scroll through") сохраненных файлов на экране помогают пользователям на всех этапах работы – от настроек сканирования и заканчивая работой с оцифрованным документом.
Сканеры линейки PFU fi поставляются с профессиональной программой сканирования изображений ScandAll Pro. Помимо прочего, это приложение обладает расширенными возможностями для оптимизации изображений. Программа оснащена инструментами для распознавания вертикальных и горизонтальных штрихкодов, что позволяет автоматически различать документы при поточной обработке. Еще одна полезная в повседневном использовании функция, повышающая общую продуктивность, – это возможность одновременного создания нескольких графических файлов одного документа, отличающихся разрешением, цветностью, типом файла, его местоположением и встроенными текстовыми метками для облегчения поиска. Благодаря этому сотрудники, активно работающие с информацией, смогут эффективнее использовать сканер в своих рабочих процессах, например, для регулярного сканирования документов и их последующей обработки в ведущих решениях для управления информационными ресурсами предприятия (ECM), системах управления документооборотом (DMS) и решениях для архивирования.
■ Заключение
Мы обсудили потребности в обеспечении доступа к информации, законодательные акты, регламентирующие доступ к информации, а также преимущества цифровых версий документов. Однако, несмотря на все плюсы оцифровки следует понимать необходимость контроля качества на различных этапах работ, чтобы обеспечить совместимость в отношении размера изображения, формата файла и PFU Limited - дочерняя компания Fujitsu Limited с годовым оборотом в миллиард долларов США хорошо известна на международном рынке. Она проектирует, разрабатывает, изготавливает и продает компьютерное оборудование, периферийные устройства, корпоративное программное обеспечение и системы. Уже более 20 лет компания PFU Limited занимается производством сканирующих устройств.
Информация о PFU Imaging Solutions Europe Limited. На рынках Европы, Ближнего Востока и Африки компания PFU Imaging Solutions Europe Limited является ведущим поставщиком сканеров документов для профессиональных систем настольного редактирования, рабочих групп и для корпоративного назначения, которое требует обработки больших объемов документов. Компания также предлагает биометрические системы аутентификации и матричные принтеры. Основанная в 1981 году в Великобритании, компания PFU Imaging Solutions Europe Limited входит в состав PFU Limited (Япония). Ее головной офис находится в Англии. Кроме того, она имеет дочерние предприятия в Германии и Италии.

22.12.2010. На пути к почти безбумажному офису
Старая пословица гласит: "Что написано пером, не вырубишь и топором". Несмотря на широкое распространение ПК и всевозможных iPhone, эта мысль актуальна и в современных офисах. Несмотря на то, что бизнес-процессы в современном деловом мире постепенно переводятся в электронный вид, потребление бумаги продолжает расти. По данным Papier-Kompass 2010, в 2008 году в мире было произведено 390 912 тысяч тонн бумаги. Только в Германии было использовано 10 571 тысяч тонн полиграфической бумаги, на которой обычно печатаются бизнес-документы, 9 372 тысячи тонн упаковочной бумаги и 2 886 тысяч тонн бумаги для иных целей.
Почему же люди не уменьшат потребление бумаги, ведь мы слышим о безбумажном офисе на протяжении уже 20 лет?
■ "Бумага все стерпит "
Одним из возможных объяснений растущему потреблению бумаги может послужить постоянное усложнение выполняемой сотрудниками работы. Чем с большим объемом информации приходится работать, чем выше число контрагентов и чем больше у сотрудника рабочих отношений, тем больше у него потребности распечатать, условно говоря, полученное по электронной почте письмо. Бумажная распечатка помогает ему отстраниться от постоянного потока информации на экране и лучше сосредоточиться на текущей задаче. Сохраняет свою актуальность немецкая поговорка "бумага все стерпит".
Кроме того, наша тяга к бумаге обусловлена глубоко укоренившимися привычками. Практически с самого раннего детства мы учимся впитывать, обрабатывать и буквально "ухватываться" за информацию, представленную на бумаге, и удовлетворение от выполненной работы приходит практически от самого физического ощущения, когда можно буквально прикоснуться к ней. Пока что производители электроники так и не смогли создать решение, которое могло бы сравниться с бумагой в этом отношении.
Появление устройства Kindle и цветной электронной бумаги Fujitsu являются одними из последних попыток воссоздать формат и внешний вид бумаги в электронной форме. Однако, пока что так и не удалось воссоздать тактильные ощущения, которые, похоже, возможны лишь при работе с обычной бумагой. Ведь отметка галочкой о выполненной задаче в электронном органайзере не может сравниться с тем особым удовольствием, которое мы получаем от вычеркивания выполненного дела карандашом.
■ Идеальный попутчик
Вместе с тем, бумага имеет множество практичных преимуществ. Она очень легкая и легко складывается в несколько раз. Все это делает бумагу самым удобным носителем для работы в дороге. Кроме того, при работе с бумагой вам не нужен источник питания или специальное программное обеспечение для отображения информации.
Упоминаемая в пословицах терпеливость бумаги становится очевидной, когда речь заходит об архивировании документов. На протяжении многих тысячелетий человечество хранит информацию на бумаге и ей подобных носителях. В то же время, электронные носители появились всего лишь пару поколений назад, и их способность в плане долговременного хранения изучена значительно хуже.
Не следует недооценивать преимущества бумажных документов в офисе, по правде говоря, имеет смысл продолжать их использовать. Таким образом, концепция полностью безбумажного офиса постепенно сменяется идеей почти безбумажного офиса. Сотрудникам по-прежнему позволено и даже положено использовать бумагу, как было раньше, если они предпочитают такую форму работы. Однако, задача почти безбумажного офиса сводится к уменьшению объемов используемой бумаги в долгосрочном периоде.
■ Интегрированный доступ к архивным документам
Появление на предприятиях стратегий управления документооборотом служит значительным шагом к реализации почти безбумажного офиса. Основная идея заключается в том, чтобы оцифровывать и сохранять бумажные документы в централизованном архиве, к которому будут иметь доступ все пользователи на предприятии. Подобный переход обеспечит бизнесу моментальное преимущество: сотрудникам больше не придется обращаться к бумажному архиву для поиска необходимой информации. Теперь они смогут открывать необходимые документы непосредственно со своих компьютеров, и затем, в зависимости от выполняемой задачи, они сами решат, нужно ли им распечатать этот документ, или достаточно просто получить его в электронном виде.
Одной из неплохих возможностей для начала внедрения системы электронного документооборота является обработка входящих счетов. Сотрудники соответствующего подразделения, получив в свое распоряжение документ-сканер, будут не просто оцифровывать и сохранять все входящие счета компании. С помощью специального программного обеспечения можно связать определенную информацию, например, наименования поставщиков или номера счетов, с соответствующими данными в системе управления инвентаризацией. Это не только позволит сократить количество ошибок, но также обеспечит определенные финансовые преимущества, например, позволит отслеживать периоды дисконтирования.
Кроме того, цифровые системы документооборота могут использоваться для оцифровки ваших бумажных архивов. Оцифрованный контент можно сохранять либо в соответствии с определенной структурой данных, либо в полуавтоматическом режиме индексировать его с тем, чтобы у сотрудников была возможность осуществлять поиск необходимого контента по всему архиву. Кроме того, можно использовать серверное OCR решение для распознавания текста, что позволит индексировать документы в автоматическом режиме. Подобный подход позволит пользователям получать определенную информацию на своих компьютерах, используя встроенные в систему функции поиска.
■ Выбор подходящего сканера
Бумажные документы превращаются в электронный вид с помощью документ-сканеров. Но как выбрать подходящий сканер для этой задачи? Важным критерием является скорость сканирования; в зависимости от объемов сканирования вам потребуется либо высокоскоростной сканер, либо подойдет менее скоростная модель. Производительность документ-сканеров обычно измеряется в страницах в минуту. Вы можете спланировать объем планируемой работы и время, в течение которого сотрудники будут выполнять эту работу, и используя эти два параметра подобрать подходящее решение для вашего бизнеса. Например, если объем сканирования составляет 800 страниц, и вы намерены потратить на выполнение этой работы не более 45 минут, то наиболее подходящим для вас решением станет устройство с производительностью 20 страниц в минуту.
Еще одним важным критерием является формат бумаги. До приобретения сканера вы должны иметь представление о том, документы каких формата вам потребуется сканировать, то есть придется ли вам сканировать документы каких-либо особых форматов или особые виды бумаги, помимо стандартного формата A4.
В зависимости от планируемого объема сканирования будет зависеть и эффективность работы ваших сотрудников – будет ли установлен сканер непосредственно на рабочем месте, или будет достаточно приобрести одно многофункциональное устройство на все подразделение. Если вашим сотрудникам приходится лишь эпизодически сканировать документы, то многофункционального устройства для всего департамента будет более чем достаточно. Однако, порой бывает полезно приобрести персональные сканеры для тех сотрудников, которым приходится сканировать документы ежедневно – ведь это будет способствовать внедрению новых технологий и поможет сотрудникам быстрее освоиться с электронным документооборотом.
Другим важным фактором, влияющим на быстрое принятие новых технологий, является простота в использовании. Офисные сотрудники не обязаны знать о драйверах или о цветовой насыщенности. В идеале сканирование должно осуществляться простым нажатием кнопки. Такие сканеры как Fujitsu ScanSnap 1500 поддерживают подобную функциональность. Чем проще процесс сканирования, тем быстрее будет внедряться цифровой документооборот – и это неотъемлемое условие для перехода к почти безбумажному офису.
■ Юридические вопросы
Наконец, необходимо полостью понимать все юридические аспекты перехода к безбумажным архивам. Например, немецкие законы предусматривает для налоговых органов доступ ко всей необходимой информации. Каким образом обеспечивается этот доступ – решать самому предприятию: вы можете предложить им возможность ознакомления с документами на сайте, предоставите документы в электронном виде на устройстве хранения данных, или распечатаете их на бумаге. Кроме того, важно отметить, что при определенных условиях электронные документы могут быть оспорены как доказательства в ходе судебного разбирательства, поэтому необходимо сохранять оригиналы важной документации, например, нотариально заверенные документы.
Все это свидетельствует о том, что переход к почти безбумажному офису поднимает целый ряд стратегически важных вопросов, решение которых зависит от понимания того, какие виды документов, в какой форме и как долго необходимо хранить. У каждого документа существует свой жизненный цикл, который может длиться как всего несколько дней, так и продолжаться бесконечно долго.
В завершение, несмотря на рыночную доступность привлекательных электронных решений, большинство пользователей пока что не готовы к полному переходу к безбумажному офису. Мы по-прежнему очень сильно связаны с испытанным временем, традиционным носителем информации. Однако, мы можем создать стратегии электронного управления документооборота, которые позволят нам работать эффективнее и расходовать меньше бумаги. При этом, когда речь идет о жизненных циклах информации, мы должны видеть общую картину, ведь в конце концов, электронный документ, не напечатанный на бумаге, так легко потерять.
Статья от компании Fujitsu.